ARTIGO: Como empresas médias usam sistemas ERP para ter vantagem competitiva em tempos de desafios econômicos

Como empresas médias usam sistemas ERP para ter vantagem competitiva em tempos de desafios econômicos

Estamos diante de um tempo de grandes desafios econômicos e isso não é nenhuma surpresa para nenhum executivo experiente e atento ao mercado.

Para muitos desses executivos o instinto natural em tempos de desafios econômicos é o de reduzir e cortar custos. Sabemos, também, que em muitos casos esse instinto se aplica muito bem e é perfeitamente válido.

Há, contudo, outras questões circunstanciais – particularmente para empresas de médio porte – onde um período de desafios econômicos pode ser transformado em um momento ideal para investimentos em Tecnologia da Informação, especialmente se a empresa estiver precisando:

– Melhorar sua eficiência;

– Entender custos de forma global;

– Tornar-se mais competitiva;

– Fazer mudanças ágeis.

Não é difícil encontrar empresas médias que estão em fase de migração do seu sistema ERP antigo e deficiente por um sistema ERP idealizado para a Omniera, visando unificar informações de vários canais de negócios de forma global, interligando manufatura, finanças, vendas, suprimentos, lojas físicas, loja online, etc… e modernizando sua arquitetura de TI.

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Figura 01 – Desafios econômicos e suas incertezas de mercado

Entender o momento oportuno para migrar o sistema ERP antigo e deficiente, por um novo sistema, mais completo e que ajude a supor as mudanças de mercado é um grande diferencial para a empresa, que pode inclusive determinar o futuro de suas operações e estratégias. Cada vez mais as empresas enveredam por múltiplos canais de negócio e um novo sistema ERP deve suportar essas mudanças.

Uma vez convencionada a mudança de ERP, o executivo deve se preocupar em entender se dentre os fornecedores há algum que tenha cases de sucesso em empresas médias do mesmo segmento que o de sua empresa e que já tenha realizado processos de transformação para levar empresas para a Omniera, pois isso trará diferenciais ao projeto, afinal todas as empresas estão bastante expostas a fatores concorrenciais.

Vale ressaltar, que a migração de um sistema ERP, a par de todos os benefícios que ele proporcionará, é um projeto de grandes proporções, impactos e riscos e o executivo deve levar estes fatores em consideração.

Porque então realizar um projeto dessas proporções e riscos em meio a grandes desafios econômicos?

A resposta é bem simples! Essa é a única maneira da empresa manter-se competitiva e com isso permanecer no mercado.

Manter-se competitivo implica em ter produtos de qualidade, preços compatíveis e serviços adequados. Para ter preços competitivos, a empresa tem que trabalhar enxuta, e para manter a empresa enxuta é preciso ter informação de qualidade de forma rápida, precisa e útil.

Para que o mercado tenha boa aceitação dos produtos, não basta ter preço competitivo, mas é preciso ter produtos de qualidade. Ter produtos de qualidade e preços competitivos pode ser encarado como exigências antagônicas em muitas empresas, mas é uma necessidade de mercado. Além disso, ainda é fundamental preservar a margem e garantir a rentabilidade mínima em cada negociação. Todos esses fatores estão inseridos em um modelo de altíssima complexidade que exige aos executivos ter informações de qualidade, de forma rápida e precisa, mas, sobretudo, é necessário ter informações úteis.

Sabe-se, contudo, de vários sistemas ERP antigos e deficientes que geram informações de forma precisa, pois na verdade esse é o mínimo que podemos esperar de um sistema ERP, mas a chave em tempos de desafios econômicos é ter relatórios que possam ser, sobretudo, úteis para tomada de decisão, ou seja, análises contextuais, históricas e preditivas são um grande diferencial dossistemas ERP idealizados para  Omniera.

A velocidade das mudanças nestes tempos, pode tornar-se um círculo insano para algumas empresas que estão diante da tirania da urgência imposta pelo mercado onde há concorrentes que já detém informação em tempo real, na ponta dos dedos, 24 horas por dia e 7 dias por semana, inclusive através de seus equipamentos móveis (notebooks, laptops, tablets e smartphones).

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Figura 02 – Dashboards com dados gerenciais em notebooks, tablets e smartphones

Para ter uma ideia da complexidade que alguns executivos de médias empresas têm para ter informação com sistemas ERP antigos e deficientes, há situações onde as empresas não têm informações em uma única base de dados integrada e tendo mais de uma base de dados armazenando as informações do negócio fica praticamente impossível ter uma visão geral do negócio. Há empresas médias que tem vários sistemas ERP distintos, cada qual para atender um dos canais de negócio em que a empresa atua.

Há casos em que é necessário consolidar as bases de dados em uma única plataforma para se obter a informação. Nesse cenário, no entanto, os executivos ficam a mercê de aplicações (Jobs) noturnos que consolidam as informações que serão analisadas, portanto o executivo está sempre trabalhando com um dia de atraso na informação que está sendo analisada.

Para o mercado atual, e em tempos onde há empresas usando análises preditivas, é determinante para as empresas ter informações em tempo real de cada um dos canais de negócio, pois as mudanças de um dia para outro são cruciais para atingir as metas.

Soluções de consolidação de bases de dados durante a noite, quando analisadas da ótica de melhores práticas de mercado, são consideradas pelos especialistas como práticas ultrapassadas que foram necessárias num determinado momento devido as condições tecnológicas oferecidas à época, mas que atualmente não são mais necessárias, e a recomendação dos especialistas é manter as informações das áreas de negócio 100% integradas em uma única base de dados e disponíveis o maior tempo possível – real time.

Nos casos em que não for possível manter as informações em um único banco de dados, a empresa deve considerar que a consolidação das informações gerenciais ocorra no tempo máximo suportado para a tomada de decisão, que pode variar em conformidade com as exigências de cada segmento – uma característica particular das lojas físicas que precisam atuar, eventualmente, em contingência (num banco de dados local) para que a loja jamais pare de vender. Por exemplo, para uma determinada empresa que terá que trabalhar com mais de uma base de dados e com consolidação, os executivos entendem que essas informações devem ser atualizadas a cada 1 hora no máximo, portanto deve-se considerar fornecedores de ERP que tenham condições de atender essa prerrogativa.

Há, portanto, que considerar os fatores críticos de seu negócio em tempos de desafios econômicos e tomar a decisão com base em alguns fatores preponderantes, tais como:

* Necessidade de informação íntegra.

Imagine uma empresa onde as vendas no varejo são controladas por um sistema desenvolvido internamente por uma onerosa e morosa equipe de TI; as vendas online sejam controladas por outro sistema; as vendas no atacado, a gestão de suprimentos, a manufatura e a gestão financeira sejam gerenciados por um sistema de mercado (um ERP tradicional ou legado); as apurações fiscais e contábeis estejam em um software especialista; a gestão de custos em mais um software, sendo que este usa conceitos de 1960; a folha de pagamento tenha mais um software; e os relatórios gerenciais sejam feitos em planilhas. Só nesse exemplo, a empresa estaria administrando sete (07) origens distintas de informações.

E se dissermos que essa empresa realmente existe, tem mais de 100 lojas de varejo, com base instalada em diversos estados e um faturamento expressivo.

Esse é um dos muitos casos reais com os quais nos deparamos no dia-a-dia. E fica a questão:

Como ter informações íntegras em uma realidade como essa?

A grande realidade é que cada área de negócio desta empresa está agindo autonomamente, não há espaço para inteligência de negócio, e as informações não serão íntegras, o que fará com que os executivos tomem decisões equivocas e em uma fração de tempo essa empresa poderá ter sérios problemas gerenciais que podem inclusive comprometer sua atuação no mercado ante seus concorrentes.

Para essa empresa, o único caminho é a adoção de um ERP idealizado para a Omniera que contemple todas as funcionalidades exigidas pelo negócio, que tenha abrangência e expertise em diversos canais de negócio e que integre todas as funcionalidades em um único banco de dados, gerando informações íntegras. A adoção de um sistema diferente desse, não agregará valor ao negócio.

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Figura 3 – Modelo conceitual dos Sistemas ERP idealizados para a Omniera

Somente após a migração desta miscelânea de soluções alternativas para uma única solução ERP Omni-Channel essa empresa terá condições de tomar decisões que reflitam informação íntegra, que esteja disponível em tempo real e que possibilite que a empresa escolha o melhor formato, ou o formato mais eficiente para reagir rapidamente.

* Busque o ERP ideal a um preço justo.

Encontrar o ERP que ofereça as particularidades de sua empresa, por si só, já é um desafio. Encontrar esse mesmo ERP a um preço justo é muito desafiador, mas também é uma tarefa possível.

Cabe aqui ressaltar a diferença entre um ERP muito barato ou que se parece muito barato comparado aos seus principais concorrentes, pois às vezes o barato sai caro e por isso a recomendação de buscar um ERP com preço justo.

Via de regra, um ERP não vai atender todas as suas necessidades e a grande maioria dos bons fornecedores se compromete a ter um nível de aderência alto ao seu processo de negócio, que varia até 80%com funcionalidades nativas, sendo os 20% restantes adaptáveis através de conceitos de extensibilidade do ERP. Isso não quer dizer que ao comprar um ERP sua empresa nunca mais precisará fazer investimentos, por exemplo, com processos de melhoria, customizações e homologações de novas versões / releases, bem como treinamentos de novas funcionalidades.

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Figura 4 – 80% de aderência nativa do ERP e 20% de esforço por extensibilidade

O que o executivo da média empresa, que deseja trocar seu sistema antigo e deficiente por um sistema ERP idealizado para a Omniera, precisa ter em mente é quais são as regras de negócios que fundamentalmente precisam ser atendidas durante a implantação do novo ERP, pois se estas não forem atendidas fatalmente não será uma boa troca.

É basilar, ter processos de negócio bem desenhados e alinhados com o mercado para que o advento do novo ERP ocorra sem grandes surpresas e tendo essas informações é fundamental:

1 – Eleger uma equipe multidisciplinar que conheça os processos de negócio e as particularidades de sua empresa. Essa equipe ajudará desde a escolha do ERP até a implementação do mesmo;

2 – Usar uma metodologia ou até mesmo uma consultoria que ajude a escolher o ERP. Muitas empresas, ao eleger a equipe do projeto monta uma RFP (Request For Proposal) que deve ser enviada para um grupo de fornecedores responder. Com base em suas respostas é possível estabelecer quais os fornecedores deverão fazer a demonstração do seu ERP. Os bons fornecedores de sistemas ERP estão bastante acostumados com RFP’s e esse recurso deve ser amplamente explorado. Quando a empresa não tem experiência suficiente para montar a RFP, é altamente recomendado que busque no mercado uma consultoria que possa auxiliá-la na aquisição do novo ERP;

3 – Separar um bom tempo para analisar as demonstrações dos sistemas ERP que foram eleitos como prováveis substitutos do sistema ERP antigo e deficiente.

Se necessário, ou se houver dúvida, a equipe deve rever demonstrações várias vezes, de forma a ter consciência das funcionalidades que cada ERP oferece. As demonstrações devem provar as funcionalidades do ERP e não simplesmente os resultados que poderão ser obtidos, pois em alguns sistemas ERP para se obter o mesmo resultado de outros, a complexidade de operação é muito maior e no dia-a-dia isso fará muita diferença, por exemplo, o processo de packing e faturamento em um ERP pode demorar 2 minutos e em outro ERP 15 minutos, devido à forma como cada ERP lida com esse processo. Em alguns casos recomenda-se até que seja realizada uma POC (Proof of Concept – prova de conceito), onde o fornecedor de ERP deverá mostrar que as funcionalidades de seu sistema atendem os processos de negócio. Em geral as provas de conceito são cobradas pelos fornecedores de ERP, mas é um investimento válido se sua empresa quer acertar na escolha;

4 – Busque um ERP que ofereça a possibilidade de extensibilidade, ou seja, que te permita criar soluções independentemente de customizações caras e que só são feitas pelo fornecedor, como por exemplo, um ERP que tenha um gerador de relatórios onde um usuário de sua empresa possa criar alguns relatórios específicos para sua necessidade; a possibilidade de alguém da equipe de TI de sua empresa criar novos campos, novas telas, novas consultas e até alguns cálculos e rotinas. Um ERP que não oferece esse nível de extensibilidade demandará um investimento expressivo no longo prazo para que você alcance maior aderência e atenda todas as peculiaridades de todos os canais de negócio;

5 – Se sua área de atuação tiver algumas opções de ERP verticalizados, vale a pena conhecer essas soluções antes de qualquer outra, pois certamente essas soluções levarão embutidas as experiências dos fornecedores que a desenvolvem. Há, por outro lado, que levar em consideração as soluções Omni-Channel, pois essas certamente tem know-how para atender empresas com mais flexibilidade.

6 – Vale a pena também, buscar fornecedores que tenham produtos localizados para a média empresa, mas que possuam em seu portfólio clientes maiores, pois se sua empresa crescer exponencialmente esse mesmo fornecedor com o qual você já está habituado terá condições de atendê-lo. Normalmente esses fornecedores têm soluções posicionadas para Startups e também para operações complexas. Se você escolher um fornecedor que não ofereça essa possibilidade e sua empresa crescer a ponto do ERP não atendê-lo mais, você deverá procurar um novo fornecedor. Isso pode, inclusive, pode ocorrer num espaço de pouco anos.

Todos esses cuidados mencionados acima refletem o fato de não haver espaço para erro em tempos de desafios econômicos, pois nesse período as margens são extremamente pequenas para manter investimentos grandes e de longo prazo sem resultados objetivos e claros. Perder tempo e/ou dinheiro nesse momento não é uma possibilidade.

* Se possível, desenhe seu negócio em torno ERP

Um grande erro de muitas empresas de médio porte foi ter construído sistemas hoje antigos e deficientes em torno de seus processos de negócio deficitários e que não acompanhavam o mercado. Essas empresas levavam anos para desenvolver um aplicativo ou funcionalidade que quando era concluído não refletia mais a necessidade de mercado, além de estarem pautados em sua própria falta de domínio dos conceitos corporativos elementares e assim criavam sistemas internamente ou através de fornecedores muito pequenos e/ou limitados, meio que ao acaso. Nestas empresas fez-se o possível para que o sistema seja adaptado aos paradigmas e feudos que eram comuns aos seus colaboradores invés de buscar uma visão holística.

Há, contudo alguns bons exemplos de empresas que perceberam o valor enorme de criar uma empresa em torno dos conceitos oferecidos pelo ERP, onde todos os departamentos, funções e canais de negócio foram integrados e todos os processos se tornaram consistentes por toda a organização.

Para as empresas médias que buscaram, há 10 anos, fornecedores adequados e que tinham sistemas ERP de ponta, foi crucial o investimento à época, pois essas empresas hoje estão na vanguarda de seus concorrentes, pelo fato de terem desenhado seus negócios em torno dos conceitos embutidos no ERP, das melhores práticas de mercado pregadas pelos fornecedores de ERP e do conhecimento comum e lições aprendidas que os fornecedores de ERP apresentam, bem como seus canais de negócio e integradores.

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Figura 5 – BPM – Business Process Management / Gestão de Processos de Negócio

* Calcule o custo-benefício de seu ERP

Um executivo que se propõe a fazer investimentos de larga escala em tempos de desafios econômicos, não pode de forma alguma deixar de calcular o custo-benefício deste investimento.

Essa é uma decisão estratégica e deve fazer a empresa operar de forma mais eficiente, apoiar as estratégias e objetivos de crescimento, padronizar os processos de forma positiva e agregar valor ao negócio, inclusive tornando a empresa mais atraente para o mercado, para os concorrentes, para potenciais investidores e quem sabe até para grupos que busquem adquiri-la futuramente.

É importante também vislumbrar a possibilidade de uma implantação híbrida, onde o fornecedor do ERP disponha de parceiros e/ou canais de negócio em regiões onde a empresa esteja situada e que evite dispêndio de recursos com deslocamentos longos e caros. Por exemplo, se sua empresa tem sede em São Paulo e tem uma filial em Belo Horizonte – MG é muito importante que seu fornecedor de ERP tenha condições de atendê-lo em ambas as localidades sem grande desperdício de recursos com deslocamento. O ideal é que esse fornecedor tenha uma filial, um parceiro ou um canal de negócio na região da sua filial, o que garantirá que os custos de deslocamento sejam menores e em alguns casos sequer exista. Contudo, não abra mão de uma gestão integrada do projeto de implantação, pois se isso ocorrer há uma grande chance de a implantação não ter um padrão, o que seria prejudicial ao projeto.

A falta de uma avaliação custo-benefício detalhada implicará em onerar o projeto com questões mal dimensionadas e que em alguns casos poderão se sobrepor em muito ao valor estimado inicialmente.

* Conclusão

Para todas as empresas que percebem a necessidade de investir em uma solução ERP robusta e consistente, fica a recomendação de que mesmo em tempos de desafios econômicos não se deve usar o momento como um impedimento para esse investimento, particularmente em segmentos e/ou empresas onde uma solução ERP Omni-Channel pode melhorar a eficiência, reduzir custos e melhorar a competitividade, gerando valor ao negócio.

Investir em um sistema ERP Omni-Channel pode fazer sua empresa economizar muito tempo e evitar muitos problemas futuros. Caso decida vender seu negócio futuramente, já terá uma base de dados integrada, uma cultura organizacional focada em resultados e competências e informações necessárias para a tomada de decisão que valorizam sua empresa acima de seus concorrentes. Se não quer vender seu negócio, você terá criado a estrutura sólida que garantirá perenidade e a possibilidade de escolher entre crescimento ou estabilidade. Se sua empresa entrar em uma zona desconfortável financeiramente, você terá informação para tomar financiamento no momento certo ou ainda fazer cortes e/ou redimensionar investimentos.

Em tempos de desafios econômicos, a implantação de um sistema ERP idealizado para a Omniera se mostra um excelente projeto de valorização do seu negócio.

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Publicado Originalmente no Portal e-Commerce Brasil em 30/08/2016.

Publicado pelo Portal Oficina da Net em 01/09/2018.

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