ARTIGO: Seleção de sistemas ERP – 13 lições-chave para gerenciar demonstrações

A seleção de um ERP errado pode se transformar em um grande pesadelo para as organizações e escolher um ERP é tão desafiador quanto implementá-lo e/ou mantê-lo. Ocorre que para que sua organização faça uma boa adoção de sistema ERP, é necessário passar pelo processo de seleção e nesse processo as empresas já estão mais familiarizadas com algumas ferramentas de mercado que podem ajudar a gerenciar a seleção. A grande maioria das empresas, que fez ou está fazendo adoção ou troca de ERP nos últimos anos, teve acesso à formulação de uma RFI ou RFP.

É fundamental, ainda, considerar nas etapas de avaliação modelos úteis para atender os requisitos de negócio e sistema, e com base nesse estudo preparar um roteiro passo-a-passo do que se espera ver nas demonstrações.

Em termos práticos podemos dizer que a demonstração é o momento capital para a seleção de um ERP e infelizmente não há muita literatura que aborde profundamente os cuidados que devemos tomar para estarmos preparados para conduzir os fornecedores de ERP em uma demonstração, de forma que eles foquem nos anseios e necessidades de nossas organizações.

Ainda mais preocupante, é o fato de que muitos CIOs não se preocupam adequadamente com as demonstrações de ERP e invés de conduzirem as demonstrações eles permitem que os fornecedores conduzam essa etapa da seleção valorizando demasiadamente seus produtos e muitas vezes deixando as reais necessidades das organizações em segundo plano.

Deve-se ter cuidado também com a formalização de tudo que se espera ver na demonstração, e que tudo seja feito de forma clara, sem subjetividade, para que a avaliação do ERP seja consistente, independentemente de qual fornecedor está sendo avaliado. Como ERPs são softwares de natureza complexa, parametrizável e customizável, deve-se ter muito cuidado para que os resultados da avaliação sejam sólidos para todos os ERPs avaliados, evitando com isso uma escolha enganosa ou indesejada.

A escolha de um ERP também não é um concurso de beleza ou compra de facilidades ou ainda a compra de uma commodity. Idealmente o CIO deve escolher dois ou três fornecedores e a partir dessa escolha preparar um roteiro detalhado, passo-a-passo, dos recursos e funcionalidades que espera ver na demonstração, que atendem seu core business e que estão alinhados com sua estratégia de negócio e/ou as vantagens competitivas de sua organização.

Deve-se permitir em um dado momento que o fornecedor apresente seus diferenciais, mas isso só deve ocorrer quando todos os requisitos de negócio necessários à sua organização já tenham sido apresentados.

Para auxiliar CIOs a conduzir adequadamente as demonstrações dos ERPs que estão sendo avaliados, este artigo apresenta 13 lições-chave:

1. Crie um roteiro que vá além do ERP.

Ao formular o roteiro que gostaria que seu fornecedor apresente, é importante que você evidencie não só o que quer ver a respeito do ERP (funcionalidades), mas que crie tópicos relacionados à como funciona a implementação, em que momento sua organização passará a acessar o suporte técnico do produto, como se dão as atualizações e evoluções do ERP, o histórico do fornecedor, cases de sucesso, mercados atendidos globalmente, metodologias e tecnologias empregadas, visão de futuro, dentre outras peculiaridades que vão além do ERP.

Crie, também, limites para cada tópico de seu roteiro, evitando com isso que o fornecedor se estenda demais em apresentar tecnologias, funcionalidades e outros tópicos do roteiro.

Exija que todos os tópicos do roteiro sejam abordados por todos os fornecedores, garantindo assim uma avaliação nivelada.

Ao montar o roteiro lembre-se que ao adotar um ERP sua empresa está tomando uma decisão que pode ser crucial para seu crescimento e perenidade, portanto a abordagem do roteiro precisa ter um viés estratégico.

2. Se possível contrate uma consultoria para auxiliá-lo na seleção do ERP.

Por ser uma decisão estratégica, que envolve grandes mudanças em todas as áreas da organização, se possível contrate uma consultoria para ajudar ao CIO e equipe que está selecionando o novo ERP.

As consultorias estão habituadas com a criação de roteiros para as demonstrações e também com a mediação entre o que a organização espera ver na demonstração e o que os fornecedores de ERP se propõe a apresentar e podem ser um grande diferencial para essa etapa da seleção.

3. Faça sempre duas rodadas de demonstração com cada fornecedor de ERP.

A primeira rodada deve ser apresentada a uma equipe restrita que está selecionando o ERP e a segunda deve ter o envolvimento de algumas pessoas (formadores de opinião preferencialmente) das áreas funcionais, assim a equipe que está selecionando o ERP verifica a aderência das funcionalidades antes de convidar o fornecedor para fazer uma demonstração para as áreas funcionais, descartando um eventual fornecedor que não tenha aderência mínima a seus processos e nivelando o que precisa ser demonstrado às áreas usuárias.

Essa ação deve ter tempo suficiente para demonstrar as funcionalidades necessárias ao seu negócio e amarrar eventuais pontas soltas.

4. Estabeleça um roteiro e agendamento claro para cada demonstração.

Ao agendar com os fornecedores divulgue antecipadamente o roteiro detalhado do que espera ver na demonstração. O roteiro deve abordar questões que vão desde cadastros, passando por operações como vender, comprar, produzir, distribuir, pagar, receber, rotinas fiscais, rotinas contábeis, rotinas gerenciais, de planejamento e decisórias.

A decisão de agendar demonstrações para apresentar cada operação, funcionalidade ou módulo do ERP deve ser baseada na disponibilidade das pessoas que precisam participar da demonstração e também da quantidade de informação que deverá ser apresentada.

Em termos práticos, é melhor assistir demonstrações de no máximo 4 horas, pois ao se estender demasiadamente uma demonstração as pessoas tendem a perder o foco, portanto ao preparar um roteiro leve essa boa prática em consideração.

Garanta que a agenda de trabalho seja idêntica para todos os fornecedores, e também que o fornecedor não deixe escapar nenhuma funcionalidade relevante ao negócio de sua empresa.

5. Crie uma equipe e um método de avaliação para todos os fornecedores.

É fundamental, também que para todas as demonstrações além do roteiro a equipe e o método de avaliação sejam idênticos. Se sua empresa optar, por exemplo, por demonstrações remotas, seria muito bom se todos os fornecedores seguissem o mesmo método, pois assim o ambiente da demonstração seria exatamente o mesmo para todos os fornecedores. Se optar por demonstrações presenciais, prefira que todas ocorram no mesmo ambiente para nivelar as demonstrações.

Defina com a equipe o que é fundamental avaliar e o método de pontuação para cada tópico do roteiro apresentado pelo fornecedor. Seguindo um método consistente ficará mais fácil eleger o fornecedor que melhor atende as prerrogativas de seu negócio. Use também um método que permita que o desempate seja medido e não deliberado subjetivamente, para o caso de dois fornecedores atingirem a mesma pontuação na avaliação.

6. Solicite a cada fornecedor que se prepare para a demonstração com base no roteiro enviado levando em consideração premissas e restrições.

Enviar o roteiro ao fornecedor é mais do que simplesmente formalizar suas necessidades, carências e vantagens competitivas e o fornecedor precisa entender claramente a preparação que deve fazer para poder realizar uma demonstração consistente, portanto além de enviar o roteiro ao fornecedor seja claro com os aspectos relevantes para sua empresa.

Se o fornecedor estiver familiarizado com seu roteiro, premissas e restrições da demonstração, certamente buscará apresentar o que foi solicitado de forma a valorizar seu produto.

Se o fornecedor não se preparar para a demonstração, certamente sua avaliação não será tão positiva quanto a dos demais fornecedores.

7. Exija que o fornecedor prepare uma demonstração usando dados de sua organização.

Não há nada pior em uma demonstração do que o fornecedor começar a dar exemplos de um mercado que não tem nenhuma relação com o segmento de sua organização. É bem comum, fornecedores terem uma demonstração padrão onde abordam exemplos básicos de mercados extremamente simplórios e que nada agregam à sua organização na hora de selecionar o ERP a ser contratado.

Desta forma exija de que os fornecedores usem dados previamente fornecidos com o roteiro. Por exemplo, se sua empresa quer ver a administração do processo produtivo, exija que o fornecedor apresente o processo produtivo usando detalhes de um dos produtos que sua empresa fabrica. Se sua organização é uma importadora, exija que o fornecedor faça um processo de importação usando dados reais de uma importação que sua empresa faz. E assim por diante.

Além de particularizar a demonstração, ao usar dados de sua organização, você despertará o interesse da equipe que está selecionando o ERP e nivelará a atuação dos fornecedores.

8. Exija que o fornecedor ateste que a demonstração está utilizando uma versão do ERP que está em produção em seus clientes.

Não é incomum que um fornecedor apresente sua demonstração utilizando uma versão beta ou recém lançada de seu ERP, que ainda não está em produção em vários clientes. Essa pode ser uma grande armadilha, uma vez que não há representatividade na utilização desse produto, que pode no dia-a-dia apresentar problemas significativos.

Os fornecedores, muitas vezes, demonstram as novas versões no anseio de mostrar novas tecnologias e/ou funcionalidades que acabaram de ser inseridas no produto, mas que ainda não estão sendo utilizadas por muitos clientes e nesse cenário sua organização pode selecionar um produto que ainda não tenha a maturidade necessária para entrar em produção, aumentando significativamente os riscos da implementação.

9. Exija que o fornecedor demonstre a versão que será implementada caso ele seja selecionado.

Outra prática comum é o fornecedor fazer o inverso do que vimos anteriormente, ou seja, demonstrar uma versão antiga, que está mais madura, mas que não será a versão implantada caso ele seja selecionado, portanto exija que a demonstração seja realizada utilizando exatamente a mesma versão que você utilizará caso selecione o fornecedor. Assim você terá total empatia durante a demonstração com o ambiente que passará a ser seu dia-a-dia.

Procure saber também qual o risco de durante seu projeto de implementação o fornecedor lançar uma atualização e caso esse seja um risco conhecido evite esse fornecedor, pois não é uma boa idéia ter grandes mudanças de produto durante o projeto de implementação.

Procure, na medida do possível, implementar e utilizar exatamente o ERP que foi visto durante as demonstrações e preferencialmente só implemente atualizações após a conclusão do projeto de implantação, diminuindo assim significativamente os riscos de mudanças inesperadas.

10. Ensine sua equipe como aplicar o método de pontuação.

A maioria dos métodos de avaliação de software inclui um sistema que quantifica a pontuação de acordo com sua aderência aos processos de negócio e particularidades. A equipe precisa entender como aplicar o sistema de pontuação adequadamente, evitando subjetividade.

Dessa forma é preciso que tanto o roteiro como as possibilidades de respostas estejam previstas, para que seja possível uma aplicação correta da pontuação.

Por exemplo, ao solicitar ao fornecedor que demonstre uma determinada funcionalidade, as possíveis respostas seriam:

  • Atende plenamente as necessidades de nossa organização;
  • Atende parcialmente as necessidades de nossa organização e o fornecedor oferece possibilidade de customização para aumentar a aderência ao nosso processo;
  • Atende parcialmente as necessidades de nossa organização e o fornecedor atenderá plenamente em uma próxima versão sem custos para nossa organização;
  • Atende parcialmente as necessidades de nossa organização e o fornecedor não permite customização e/ou não pretende atender plenamente em versões futuras;
  • Não atende as necessidades de nossa organização.

Dando um peso para cada uma das alternativas acima é possível pontuar para cada funcionalidade demonstrada, qual fornecedor melhor atende as necessidades de sua organização.

11. Comunicação e formalização – abuse dessas ferramentas durante as demonstrações.

Para evitar subjetividade e questões mal compreendidas abuse da comunicação e da formalização durante o período em que estiver avaliando ERPs e especialmente com relação a demonstrações.

Se após uma demonstração ficar alguma dúvida, é fundamental que ela seja sanada antes de concluir a rodada final de demonstrações e a seleção do ERP. Se algo ficou subentendido crie uma forma de esclarecer as entrelinhas e tornar a questão clara para todos os envolvidos. Se durante a demonstração você não conseguiu acompanhar ou entender claramente uma funcionalidade, peça ao fornecedor que esclareça. Se a demonstração foi muito técnica, busque apoio na equipe para elucidar eventuais dúvidas.

Com essas precauções é possível mitigar muitos dos riscos e diminuir drasticamente os ruídos de comunicação inerentes à escolha de um ERP.

12. Nomeie na equipe uma pessoa que possa arbitrar eventuais discordâncias.

É possível que em dado momento haja discordâncias dentro da equipe sobre o que foi visto na demonstração e a percepção que cada indivíduo teve sobre o assunto abordado. Se isso ocorrer, é importante que haja uma pessoa na equipe arbitrando em favor do processo de seleção do ERP.

Se sua empresa optou por contratar uma consultoria para auxiliá-los na seleção do ERP, prefira que a consultoria arbitre.

Pode ocorrer, por exemplo, de dada funcionalidade atender uma determinada área de negócio acima do esperado, mas com isso gerar uma demanda de mão-de-obra grande em outra área de negócio, o que impactaria desfavoravelmente nessa segunda área de negócio. Numa situação dessas é preciso arbitrar sobre os impactos e benefícios gerados à organização para compreender se tal resultado é ou não positivo do ponto de vista estratégico.

13. Realize uma reunião com sua equipe imediatamente após cada demonstração.

Quando da criação do roteiro e do agendamento das demonstrações é preciso prever um período de tempo ao final de cada demonstração para a equipe concluir detalhes da avaliação, discutir o que foi avaliado, pontuar eventuais diferenças de opinião e documentar essa etapa. Essa reunião deve ocorrer sem a presença do fornecedor, para que as pessoas da equipe tenham condição de deliberar abertamente.

Quando esse tempo não é planejado e essa reunião não ocorre imediatamente após cada demonstração, a equipe terá dificuldades de lembrar tudo o que viu e poderá inclusive confundir detalhes de várias demonstrações, prejudicando essa etapa da seleção do ERP.

Essa reunião é muito importante também, para nivelar o entendimento de toda a equipe, pois é comum duas ou mais pessoas da equipe terem percepções muito diferentes sobre o mesmo assunto.

Levando em conta que a demonstração é o momento capital para a seleção de um ERP as lições acima ajudarão sua organização a estar preparada para conduzir os fornecedores de forma que eles foquem em seus anseios e necessidades.


 

Matéria originalmente veiculada no site Portal Administradores.

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