A maioria dos sistemas ERP de classe mundial atendem em média 80% das necessidades de qualquer ramo
de atuação. Os 20% das necessidades restantes podem ser atendidas de duas formas:
- o cliente pode solicitar uma customização, ou seja, o desenvolvimento de funcionalidades desenhadas exatamente para executar seus processos da forma como são atualmente;
- o cliente pode adequar suas regras de negócio ao processo existente no ERP.
Para ambas as situações, há a necessidade de documentação do projeto.
Na engenharia de software, é utilizada uma documentação chamada de análise de requisitos, que engloba todas as
tarefas que lidam com investigação, definição e escopo de novos sistemas ou alterações. Análise de requisitos é uma
parte importante do processo de projeto de sistemas, na qual a equipe de implantação e a equipe de produtos
identificam as necessidades ou requisitos de um cliente. Uma vez que os requisitos do sistema tenham sido
identificados, os projetistas de sistemas estarão preparados para projetar a solução.
Vamos entender o que é uma análise de requisitos.
O que é Análise de Requisitos
É o estudo das características que o sistema deverá ter para atender às necessidades e expectativas do cliente. Cada
funcionalidade demandada pelo cliente deve ser analisada para verificar os possíveis impactos em outras
funcionalidades do sistema e verificar se as necessidades tecnológicas para a sua implementação estão disponíveis.
Os principais propósitos da análise de requisitos são:
- comunicação entre clientes, desenvolvedores, usuários e demais envolvidos;
- suportar a fase de testes do sistema;
- controlar a evolução do projeto.
Para conhecer o processo da análise de requisitos é preciso entender os conceitos que a envolvem:
Coleta
Processo de definir e documentar as funções e funcionalidades do projeto e do produto necessárias para atender às
necessidades e expectativas das partes interessadas. O sucesso do projeto é diretamente influenciado pela atenção
na captura e gerenciamento dos requisitos do projeto e do produto. Os requisitos incluem as necessidades
quantificadas e documentadas, e as expectativas do patrocinador, cliente e outras partes interessadas. Estes
requisitos precisam ser obtidos, analisados e registrados com detalhes suficientes para serem medidos uma vez que
a execução do projeto se inicie. Coletar os requisitos é definir e gerenciar as expectativas do cliente.
Entrevistas
Uma entrevista é um meio formal ou informal de se descobrir informações das partes interessadas por meio de
conversas diretas. Normalmente é feita por meio de perguntas preparadas ou espontâneas e do registro das
respostas. São frequentemente conduzidas individualmente, mas podem envolver múltiplos entrevistadores e/ou
entrevistados. Entrevistar participantes experientes, partes interessadas e especialistas no assunto do projeto pode
auxiliar na identificação e definição das características e funções das entregas desejadas.
Documentação
Os componentes da documentação podem incluir, mas não estão limitados a:
- A necessidade do negócio ou oportunidade a ser aproveitada, descrevendo as limitações da situação atual e
por que o projeto foi empreendido; - Objetivos do negócio e do projeto para permitir rastreamento;
- Requisitos funcionais descrevendo processos de negócio, informações e interação com o produto de forma
apropriada a ser documentada textualmente; - Requisitos não funcionais, tais como nível de serviço, desempenho, cuidados, segurança, atendimento a leis e
regulamentos, etc; - Impactos em outras áreas organizacionais;
- Impactos em outras entidades internas ou externas à organização.
Atividade de levantamento de requisitos é complexa. Existe um conjunto grande e variado de fatores que a tornam
complexa, por exemplo:
- Falta de conhecimento do usuário das suas reais necessidades;
- Falta de conhecimento do domínio do problema por parte do desenvolvedor;
- Domínio do processo de levantamento de requisitos pelos desenvolvedores;
- Dificuldade do usuário em tomar decisões;
- Questões técnicas devido à complexidade crescente dos sistemas atuais.
Há uma técnica mundialmente difundida e frequentemente utilizada no levantamento de necessidades, chamada de
Técnica 5W1H. Abaixo veremos os 5 porquês e 1 como, e ainda, algumas perguntas comumente aplicadas:
Who (Quem) / Responsabilidades
- Quem é o cliente / usuário / beneficiário do processo?
- Quem executa?
- Quem gerencia?
- Quem fornece?
- Quem participa das decisões?
What (O Que) / Etapas
- Quais são as entradas do processo?
- Quais são as saídas?
- Quais são os indicadores?
- Quais são as metas?
- Quais são os recursos?
- Quais são os problemas?
- Quais são os Métodos / Tecnologias empregados?
- Que informações ou insumos são necessários para o trabalho? Quem fornece?
- Quais são as regras que determinam como o trabalho será feito?
- Há alguma coisa que possa parar, atrasar ou impedir o processo?
- Há espera para completar o processo?
- Quais são as exceções?
- Quais são as alternativas, caso o processo não funcione conforme as expectativas?
- Qual ação é tomada quando uma etapa falha?
When (Quando) / Tempo
- Quando é planejado o processo?
- Quando é executado?
- Quando é avaliado?
- Quanto tempo leva o processo?
- Com que frequência a atividade é executada?
Where (Onde) / Local
- Onde é planejado o processo?
- Onde é executado?
- Onde é avaliado?
Why (Porque) / Justificativa
- Porque / Para que esse processo existe?
- Quais são os fatores que determinam quando um produto é aceitável?
How (Quanto) / Método
- Quanto/Como é planejado o processo?
- Quanto/Como é executado?
- Quanto/Como é avaliado?
- Quando as informações são registradas e disseminadas?
- Quanto/Como é avaliada a satisfação do cliente?
- Existem medidas específicas associadas a este processo?
A figura abaixo ilustra o fluxo ao qual é submetida uma análise de requisitos toda vez que o cliente manifesta uma
necessidade.
Uma vez que todo o processo é imprescindível compreender a importância da análise de requisitos, para garantir que a necessidade seja atendida e a solução encontrada. Para que este processo ocorra com sucesso os requisitos devem
ser claros, completos, sem ambiguidade, implementáveis, consistentes e testáveis. Os requisitos que não
apresentem estas qualidades são problemáticos: eles devem ser revistos e renegociados com os clientes e usuários.
Para servir de base para um produto de boa qualidade, a própria Especificação de Requisitos deve satisfazer uma
série de características de qualidade:
Após a avaliação, aprovação, desenvolvimento e entrega da necessidade detalhada na Análise de Requisitos,
invariavelmente são detectadas necessidades de melhoria da funcionalidade.
Quando isto ocorre, o processo deve ser reiniciado com uma nova análise de requisitos para tratar da nova
necessidade, ou da melhoria em questão.
Podemos estão concluir que a análise é um investimento de tempo no projeto e parte integrante do mesmo para fins
de:
- documentação do projeto;
- reduzir trabalho ou retrabalho no futuro, antecipando necessidades;
- determinar a importância da solicitação em relação a realizar uma mudança no sistema ou nas regras de negócio do cliente;
- garantir que as expectativas do cliente em relação ao escopo sejam atendidas;
- envolver o usuário ativamente no processo de construção da funcionalidade;
- padronizar o processo de levantamento de necessidades.
Referências:
Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (Guia PMBOK) – Quarta edição;
Revista das Faculdades Integradas Vianna Júnior. Volume 1, número 1. Juiz de Fora, Abril de 2010.